Administrative Assistenz (m/w/d) am Institut für Theoretische Physik 80%-100%, Zürich, unbefristet
ETH Zürich
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Administrative Assistenz (m/w/d) am Institut für Theoretische Physik
80%-100%, Zürich, unbefristet
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Das Institut für Theoretische Physik unterhält ein vielfältiges Forschungsprogramm und trägt wesentlich zur Ausbildung
von Studierenden und Doktorierenden im Fachbereich Physik bei. Es umfasst fünfzehn Professuren mit insgesamt rund 100
Mitarbeitenden.
Für unser Institut suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine sehr erfahrene, kommunikative und teamorientierte
Administrative Assistenz (w/m/d).
Stellenbeschreibung
Als Administrative Assistenz sind Sie zusammen mit drei weiteren KollegInnen hauptverantwortlich für das Sekretariat
des Instituts im lebhaften und internationalen Umfeld der Hochschulforschung.
Ihr vielfältiger Aufgabenbereich umfasst die Erstellung und Überwachung des Budgets und die Verwaltung der
finanziellen Drittmittel von nationalen und internationalen Forschungsprojekten inkl. Projektreportings. Dazu gehört
auch der Support bei der Projekt- und Mitarbeitendenplanung sowie das Rechnungswesen, Spesenabrechnungen und die
Personaladministration. Die Korrespondenz erfolgt in Deutsch und Englisch.
Human Resources: Zu den Aufgaben gehören die Korrespondenz mit der HR-Abteilung, die Abwicklung von Neuanstellungen
und Verträgen, sowie die Verlängerung und Umfinanzierung bestehender Verträge. Zudem unterstützen Sie neue
Mitarbeitende bei weiteren Belangen für einen guten Start in der Schweiz.
Finanzen: Sie überwachen das Budget und erstellen Budgetübersichten, einschliesslich Account Management,
Personalkostenhochrechnungen und Personalplanung.
Grant Management : Sie erstellen und überwachen die Budgets und Financial Reports für Drittmittelprojekte und sind
verantwortlich für den administrativen Teil der Grant Reports, einschliesslich Finanzen und Outputdaten.
Profil
- Sie verfügen über eine mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position im kaufmännischen Bereich
- Mit Ihren stilsicheren Deutsch- und Englischkenntnissen können Sie in unserem internationalen Umfeld problemlos
mündlich sowie schriftlich kommunizieren
- Sie beherrschen die gängigen MS-Office Programme, haben von Vorteil SAP-Kenntnisse und sind nicht abgeneigt Neues zu
lernen
- Zu Ihren Stärken gehören exaktes Arbeiten, ein Flair für Zahlen sowie Flexibilität
- Ausserdem haben Sie ein Talent für Organisation und Koordination
- Sie sind eine integre und loyale Person, denken und arbeiten dienstleistungsorientiert und ergänzen mit Ihrer
Teamfähigkeit proaktiv unser Institut
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt,
sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
- Ein engagiertes und kollegiales Team und Arbeitsumfeld
- Moderne Büroräumlichkeiten und eine gute Infrastruktur
- Wir arbeiten am Hönggerberg umgeben von Natur - mit einer optimalen Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
- Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc.,
attraktive Vorsorgeleistungen
chevron_right Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich
Diversität ist uns wichtig
Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit,
schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und
Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein
faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- Arbeitszeugnisse und Diplome
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg
werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen über das Institut für Theoretische Physik finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht
Ihnen Frau Era Ajro, Tel. 044 633 25 77 oder E-Mail erajro@ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.
Über die ETH Zürich
Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere
exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die
Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken
fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir
gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
Über die ETH Zürich
Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere
exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die
Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken
fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir
gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
80%-100%, Zürich, unbefristet
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Das Institut für Theoretische Physik unterhält ein vielfältiges Forschungsprogramm und trägt wesentlich zur Ausbildung
von Studierenden und Doktorierenden im Fachbereich Physik bei. Es umfasst fünfzehn Professuren mit insgesamt rund 100
Mitarbeitenden.
Für unser Institut suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine sehr erfahrene, kommunikative und teamorientierte
Administrative Assistenz (w/m/d).
Stellenbeschreibung
Als Administrative Assistenz sind Sie zusammen mit drei weiteren KollegInnen hauptverantwortlich für das Sekretariat
des Instituts im lebhaften und internationalen Umfeld der Hochschulforschung.
Ihr vielfältiger Aufgabenbereich umfasst die Erstellung und Überwachung des Budgets und die Verwaltung der
finanziellen Drittmittel von nationalen und internationalen Forschungsprojekten inkl. Projektreportings. Dazu gehört
auch der Support bei der Projekt- und Mitarbeitendenplanung sowie das Rechnungswesen, Spesenabrechnungen und die
Personaladministration. Die Korrespondenz erfolgt in Deutsch und Englisch.
Human Resources: Zu den Aufgaben gehören die Korrespondenz mit der HR-Abteilung, die Abwicklung von Neuanstellungen
und Verträgen, sowie die Verlängerung und Umfinanzierung bestehender Verträge. Zudem unterstützen Sie neue
Mitarbeitende bei weiteren Belangen für einen guten Start in der Schweiz.
Finanzen: Sie überwachen das Budget und erstellen Budgetübersichten, einschliesslich Account Management,
Personalkostenhochrechnungen und Personalplanung.
Grant Management : Sie erstellen und überwachen die Budgets und Financial Reports für Drittmittelprojekte und sind
verantwortlich für den administrativen Teil der Grant Reports, einschliesslich Finanzen und Outputdaten.
Profil
- Sie verfügen über eine mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position im kaufmännischen Bereich
- Mit Ihren stilsicheren Deutsch- und Englischkenntnissen können Sie in unserem internationalen Umfeld problemlos
mündlich sowie schriftlich kommunizieren
- Sie beherrschen die gängigen MS-Office Programme, haben von Vorteil SAP-Kenntnisse und sind nicht abgeneigt Neues zu
lernen
- Zu Ihren Stärken gehören exaktes Arbeiten, ein Flair für Zahlen sowie Flexibilität
- Ausserdem haben Sie ein Talent für Organisation und Koordination
- Sie sind eine integre und loyale Person, denken und arbeiten dienstleistungsorientiert und ergänzen mit Ihrer
Teamfähigkeit proaktiv unser Institut
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Wir bieten
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt,
sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
- Ein engagiertes und kollegiales Team und Arbeitsumfeld
- Moderne Büroräumlichkeiten und eine gute Infrastruktur
- Wir arbeiten am Hönggerberg umgeben von Natur - mit einer optimalen Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
- Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc.,
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Diversität ist uns wichtig
Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit,
schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und
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faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- Arbeitszeugnisse und Diplome
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg
werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen über das Institut für Theoretische Physik finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht
Ihnen Frau Era Ajro, Tel. 044 633 25 77 oder E-Mail erajro@ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.
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Über die ETH Zürich
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exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die
Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken
fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir
gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
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Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere
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Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken
fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir
gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.