Verwaltungsassistent*in mit Schwerpunkt Personal 70-80%
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Historisches Seminar
Verwaltungsassistent*in mit Schwerpunkt Personal 70 - 80 %
Stellenantritt 1. März 2026 oder nach Vereinbarung, unbefristet
Am Historischen Seminar arbeiten rund 150 Mitarbeitende in Lehre, Forschung und Administration; in den Bachelor- und
Masterstudierendengängen und im Doktorat sind fast 1500 Studierende eingeschrieben.
Für das Management der Ressourcen des Seminars (Personal, Finanzen, Infrastruktur) ist ein Team unter der Leitung der
Geschäftsführerin zuständig. Zur Ergänzung des Teams suchen wir für den Bereich Personal und zur Unterstützung der
Seminaradministration eine qualifizierte, motivierte und dynamische Person.
Aufgaben
Als Personalverantwortliche des Historischen Seminars sind Sie verantwortlich für
- die Mitarbeit in der Personalgewinnung (z. B. Erfassung von Stellenausschreibungen, Vorbereitung des
Auswahlprozesses);
- die Umsetzung des Ein- und Austrittsprozesses sowie die Mutationen von Mitarbeitenden im Laufe der Anstellung (z. B.
Veränderungen der Beschäftigungsverhältnisse, Vertretungen, Mutterschaften, Funktionswechsel, Dienstaltersgeschenke);
- die Unterstützung und Beratung der Professor:innen und Vorgesetzten (z.B. Anstellungsmodalitäten, Administration der
MAGs und Pflichtenhefte);
- die Beratung aller Mitarbeitenden bei personalrechtlichen und -administrativen Fragestellungen.
Im Rahmen der Seminaradministration übernehmen Sie folgende Aufgaben:
- Koordination von Anlässen und Gremiensitzungen (z.B. Versand der Einladungen, Catering, Raumbestellung)
- Stellvertretung in der Finanzadministration (z.B. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Spesenrückerstattung)
- Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen (z.B. Studierende, Medien, Bürger:innen)
Als Teil der Zentralen Dienste arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführerin sowie mit den weiteren Kolleg:innen der
Zentralen Dienste zusammen. Sie pflegen direkte Kontakte mit den Professor:innen und allen anderen Mitarbeitenden und
sind erste Ansprechperson für die Personalabteilung der UZH
Profil
Sie verfügen über eine kaufmännische oder eine gleichwertige Ausbildung. Berufserfahrung im Bereich HR, gerne im
Bildungsbereich, und SAP-Kenntnisse sind erwünscht, sonst wird eine Bereitschaft zur Fortbildung erwartet.
Wir suchen eine zuverlässige, engagierte Persönlichkeit mit hoher Dienstleistungsbereitschaft, rascher
Auffassungsgabe, mit Organisationstalent und Durchsetzungsfähigkeit. Mit digitalen Arbeitstools sind Sie bestens
vertraut und es macht Ihnen Freude, auf Menschen zuzugehen und adäquat zu kommunizieren. Sie arbeiten gerne
strukturiert und bringen Ihre Ideen ein. In hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und sind in der Lage,
Prioritäten zu setzen. Sie arbeiten gerne in einem lebendigen Betrieb, sind belastbar, ausdauernd und flexibel.
Teamfähigkeit, eine hohe Sozialkompetenz sowie Diskretion runden Ihr Profil ab.
Information zur Bewerbung
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 13. Januar 2026 in einem einzigen PDF-Dokument ein.
Wir bieten
Unsere Mitarbeitenden profitieren von vielfältigen und attraktiven Angeboten. Mehr
Wir bieten
Vereinbarkeit Beruf und Privatleben
- Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing)
- Kinderbetreuung bei der Stiftung kihz der UZH und ETH
Mehr Lernen und Entwicklung
- Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich
- Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich
Mehr Verpflegung
- Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH
- Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH
Mehr Gesundheit
- Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ
- Kostenlose saisonale Grippeimpfungen
- Entspannung im Relax Uniturm
Mehr Vergünstigungen
- Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz
- Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo
- Hotels buchen zu attraktiven Preisen
Mehr Anstellungsbedingungen
- Grundsätze der UZH
- Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH
Mehr International Services
- Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland
Mehr Standorte
- Campus Zürich Zentrum, Zürich Irchel, Oerlikon und Schlieren
- Standorte Zürich West, Alter Botanischer Garten, Botanischer Garten und Lengg
Mehr
Arbeitsort
Historisches Seminar
Karl-Schmid-Strasse, Zürich, Schweiz
Weitere Auskünfte
Fragen zur Stelle
Barbara HollerGeschäftsführerin +41 44 634 38 69 Kontaktformular
Kontaktanfrage an: Barbara Holler
Name *E-Mail-Adresse *Frage *Ich akzeptiere hiermit die DatenschutzerklärungSenden Danke für Ihre Mitteilung. Wir
melden uns in Kürze bei Ihnen. Arbeiten an der UZH
Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in
verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für
Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr
Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!
Mehr → https://www.uzh.ch/de/explore/work.html
Bitte bewerben Sie sich über unser Stellenportal www.jobs.uzh.ch.
Arbeiten an der UZH
Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in
verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für
Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr
Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin! Mehr
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Am Historischen Seminar arbeiten rund 150 Mitarbeitende in Lehre, Forschung und Administration; in den Bachelor- und
Masterstudierendengängen und im Doktorat sind fast 1500 Studierende eingeschrieben.
Für das Management der Ressourcen des Seminars (Personal, Finanzen, Infrastruktur) ist ein Team unter der Leitung der
Geschäftsführerin zuständig. Zur Ergänzung des Teams suchen wir für den Bereich Personal und zur Unterstützung der
Seminaradministration eine qualifizierte, motivierte und dynamische Person.
Aufgaben
Als Personalverantwortliche des Historischen Seminars sind Sie verantwortlich für
- die Mitarbeit in der Personalgewinnung (z. B. Erfassung von Stellenausschreibungen, Vorbereitung des
Auswahlprozesses);
- die Umsetzung des Ein- und Austrittsprozesses sowie die Mutationen von Mitarbeitenden im Laufe der Anstellung (z. B.
Veränderungen der Beschäftigungsverhältnisse, Vertretungen, Mutterschaften, Funktionswechsel, Dienstaltersgeschenke);
- die Unterstützung und Beratung der Professor:innen und Vorgesetzten (z.B. Anstellungsmodalitäten, Administration der
MAGs und Pflichtenhefte);
- die Beratung aller Mitarbeitenden bei personalrechtlichen und -administrativen Fragestellungen.
Im Rahmen der Seminaradministration übernehmen Sie folgende Aufgaben:
- Koordination von Anlässen und Gremiensitzungen (z.B. Versand der Einladungen, Catering, Raumbestellung)
- Stellvertretung in der Finanzadministration (z.B. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Spesenrückerstattung)
- Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen (z.B. Studierende, Medien, Bürger:innen)
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Profil
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Bildungsbereich, und SAP-Kenntnisse sind erwünscht, sonst wird eine Bereitschaft zur Fortbildung erwartet.
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Auffassungsgabe, mit Organisationstalent und Durchsetzungsfähigkeit. Mit digitalen Arbeitstools sind Sie bestens
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Prioritäten zu setzen. Sie arbeiten gerne in einem lebendigen Betrieb, sind belastbar, ausdauernd und flexibel.
Teamfähigkeit, eine hohe Sozialkompetenz sowie Diskretion runden Ihr Profil ab.
Information zur Bewerbung
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 13. Januar 2026 in einem einzigen PDF-Dokument ein.
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Vereinbarkeit Beruf und Privatleben
- Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing)
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Mehr Lernen und Entwicklung
- Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich
- Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich
Mehr Verpflegung
- Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH
- Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH
Mehr Gesundheit
- Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ
- Kostenlose saisonale Grippeimpfungen
- Entspannung im Relax Uniturm
Mehr Vergünstigungen
- Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz
- Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo
- Hotels buchen zu attraktiven Preisen
Mehr Anstellungsbedingungen
- Grundsätze der UZH
- Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH
Mehr International Services
- Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland
Mehr Standorte
- Campus Zürich Zentrum, Zürich Irchel, Oerlikon und Schlieren
- Standorte Zürich West, Alter Botanischer Garten, Botanischer Garten und Lengg
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Arbeitsort
Historisches Seminar
Karl-Schmid-Strasse, Zürich, Schweiz
Weitere Auskünfte
Fragen zur Stelle
Barbara HollerGeschäftsführerin +41 44 634 38 69 Kontaktformular
Kontaktanfrage an: Barbara Holler
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Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr
Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!
Mehr → https://www.uzh.ch/de/explore/work.html
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verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für
Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr
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